公文写作基本要求之表述准确结构严谨
公文写作基本要求之表述准确结构严谨
表述准确,包括表达方式正确,适合公文特点;表达效果不走样,准确、规范。结构严谨,包括各部分内容划分合理,布局安排恰当,条理清楚,注重内在联系的外部形式,使全篇首尾相应、浑然一体。
(一)直述不曲,表述准确
一般文章的表达方式主要五种,既叙述、描写、抒情、说明、议论。公文经常使用的表达方式是叙述和说明,也有少量的议论。至于描写和抒情,在公文写作中则基本不用;即使在个别事务公文中使用,如调查报告,或在讲话稿中使用,也是极为少量。
1.公文常用的表达方式
叙述叙述是一种叙说、介绍人物经历情况和事物发展过程的表达方式。
通常认为,叙述有六个要素:时间、地点、人物、事件、原因、结果(即新闻的“五个W一个H”反套而成的要素)。古文中使用叙述,多采用复数的第一人称和第三人称。叙述的类别。按语言详略分:有概括叙述,也叫“简叙”、“略叙”;有具体叙述,也叫“详叙”、“细述”。按结构形式分:有纵叙,有横叙。前者按事件发生的时间先后或事件本身的发展过程来叙述;后者按事物的空间位置来叙述。按时间顺序分:有顺叙、倒叙、插叙、补叙,这实际上是把常用的纵叙法按时间顺序进行的再细分;此外,还有一种平叙,即叙述两件或两件以上同时发生的事,先叙述一件再叙述另一件,如毛泽东同志的《湖南农民运动考察报告》。
叙述的基本要求是:主线清楚,“一线到底,万变不离其宗”(清·刘熙载:《艺概·文概》)交待明白,详略得当,起伏有变。
说明说明是对事物、事理进行解说的表达方式。在应用文章中使用较多。当公文中叙述一件事,介绍环境和背景材料时往往用说明方式。
常用的说明方法有诠释说明(也叫“下定义”)、分类说明、数字说明、对比说明、类比说明、举例说明、比喻说明、图表说明等。
说明的基本要求是:客观、准确、科学。注意通俗易懂,语言平实。
议论议论是通过逻辑推理来证明观点、辨明是非,借以说服人的表达方式。公文中较少使用;使用时也要少而精。
论点、论据、论证是议论的三要素。议论可以分为立论、驳论、兼论三类。公文中常用的是立论。立论,就是建立自己的论点,证明这一论点的正确性,所以也叫“证明”。立论的方法有直接论证的例证法(注意典型事例)、分析法(完全归纳法和演绎法),有间接论证的引证法、对比法、类比法等。
这里还要说明一点,个别文种根据表达需要,采用描写方式时,一般也是用白描,即不交代背景的粗线条勾勒,一笔即可,往往是与叙述结合在一起,或干脆以叙代描,将描写的文字压缩成短语放在叙述的句子中充当一个成分,显得只叙不描,文字简练。调查报告等文种中有时采用这种方法。
2.直述不曲,表述准确
撰写公文,要用“直笔”,不用“曲笔”。直笔叙述,就是有什么说什么,不用比喻、借代、转类、比拟等“曲笔”。新《办法》的这一提法对公文写作提出了更高的要求。
常写文章的同志都有体会,文章写短难,表达直笔难。这就要求观察更深入更细致,一下子抓住主要特点,并用平实的语言表述出来;要求思考更深刻,认识更全面,表达更准确,要一语中的,看似平常却不易更改。这一要求是很高的。
表达准确,牵涉问题较多。要而言之,与公文写作的语言有直接关系。
公文写作的语言有群体性、书面性、明确性、客观性、程式性等特质,其特点表现为准确、庄重、简要、平时等。这里集中谈谈准确。
准确、鲜明、生动是语言的“三性”要求,公文更重视的是准确。
表述准确,是一条十分严格的要求。因为公文是用来指导工作、反映情况的,一词一句,一个概念、判断、推理,搞得不准要误大事。所谓准确,就是只能有一种解释,不能产生歧义。产生歧义,是公文表达的大忌。要做到语言准确,可以从两方面入手:一是词的内涵与所要表达的意图完全一致。二是对词的外延要作适当和明确的限制。对外延有了明确限制才会做到无懈可击,内涵与用意完全一致才不会产生歧义。
(二)条理清楚,结构严谨
这属公文的正文结构问题,也是构思中谋篇的内容。
简短的公文,主要包括缘由、事项、要求等三部分内容,结构形式大同小异。正文开始要写发文缘由(引据、目的、用意等),开始一段的末尾用过渡句领起第二部分。第二部分是事项(内容、进程等),可以采用文章式、条款式,也可以篇段合一。末尾有惯用结语,各个文种互不相同,也有提出要求(希望、号召等)的。
篇幅较长,信息量大,有点份量的文稿则不同了。不变中有变化,操作比较复杂。但无论多么复杂,也一定要条理清楚。这首先是个“识见”问题,只有思维清晰,条理才会清楚,想法太乱写出来也会乱,所以理顺思路很重要,是个前提条件。有了前提还要学习他人的经验,在实践中逐步把握,以后驾轻就熟,跳出固定模式,怎么写都是好的。文无定法、文成法立,讲的就是这个道理。
安排好结构,做到条理清楚、结构严谨,可注意以下三个问题:
1.层次和段落
一篇公文的结构,最起码的要求是层次清楚,段落分明。这是条理分明的起线。
所谓层次,就是指公文的几个组成部分。安排层次要注意到突出主旨,顺序合理,避免交叉,体例匀称。常见的方式有:
总分式开始先作总的概括(前言,似“导语”,总结报告中则是总体评价),接着分别叙述。分别叙述的各层次间有一定联系(前后、因果、重轻都可以根据用意来安排),形式上是并列(用序号、小标题或“跳行”),最后一个小结(强调式、升华式、号召式、无尾式或惯用结语)。指示性通知、奖惩性通报、工作计划、调查报告、综合报告等文种,常用这种结构形式。
递进式各层次内容层层推进,前后有一定关系。例行报告、情况通报、工作总结等文种常用这种结构形式。
时序式也叫贯通式。按事物进程、时间推移来安排结构。情况报告、事故报告、专题报告等文种,常用此种结构形式。
所谓段落,就是公文结构的基本单位,也叫自然段。划分段落,可以按中心意思(主旨)、条项内容、时间发展阶段等来划分。
2.照应和过渡
照应就是公文内容的前后要有关照和呼应。常用方法有三种:首尾照应,前后照应,题文照应。
过渡就是上下文之间的衔接和转换,起到承上启下的作用。一是内容转换时需要过渡,二是由总括到分述之间需要过渡。过渡的形式有三种:过渡词(于是、就、因此、总之、可是、由此可见、综上所述,等等),过渡句(公文用在总括文字(前言)的段落末尾,如“现将具体情况报告如下”),过渡段(将过渡句提出来单设一个自然段,一般用在较长的公文中表示内容的明显转换)。
3.开头与结尾
开头方法很多,如引叙式、目的式、概述式、说明式、提问式,等等。但公文的开头一定要“起笔立意”,开门见山,直扣主旨,领起全文,不支不蔓;还要简短凝练,文字少而内容集中,并且文字新颖,引人注目。元代人说的“凤头”就是这个意思。
结尾常用的方式有总结式、强调式、要求式、呼应式、号召式,等等。但要写得实在,不着空文,要干净利落,不能拖泥带水。元代人说的“豹尾”,就是说结尾如豹尾击石,响亮有力,或者空谷回响,令人回味。