第一篇、油卡使用情况
公务用车油卡消费自查报告
油卡信息登记表
油卡使用登记表
公务用车油卡消费自查报告
关于公司车辆加油卡使用管理规定
为了进一步规范和加强公司工作车及商品车加油管理，实行节能降耗降低车辆运行成本，切实维护好公司的利益，经公司研究特制定本管理规定：
一、目的
严格管控公司加油卡使用流程，明确权限人、负责人，做到充值有记录，使用有记录，信息真实、完整、准确。为公司车辆日常消耗核算提供依据。
二、权属
加油卡由公司财务部负责统一管理、监督、管控。 三、流程细则 1、使用流程：
（1）、车辆需加油时，由用车人在加油卡使用记录表中依次填写各项内容后（附件一），领取加油卡。公务用车油卡消费自查报告
（2）、加油车辆完成加油后，将加油卡及加油小票交回原领卡处，在加油小票上写明加油车号当事人签字。以备上级部门进行检查和监督。
2、充值流程：
加油卡余额不足200元时，由办财务人员提出充值申请，申请时先汇总加油卡的使用记录。制成表附于充值申请后，交公司上级主管领导审核，审核通过后，移交财务部人员完成充值。
四、用车登记
1、工作车：出车时用车人需主动到前台登记出车行程（附件二），如用车人不及时登记或当天不登记的，每天罚款20元,罚款后还须补登出车行程。
2、商品车：每次给车加油都要依次登记（附件三），以便备查。 五、其他
1、实行加油卡后，原则上不允许再用现金加油（因公需出车去外地的除外）。 2、使用加油卡时应保持卡面清洁，不得弯折，故意损坏的公司给予50-100元的经济处罚。遗失加油卡，后续补办所产生的费用由当事人个人自行承担。
3、严禁与他人串通后送、换、卖油料，如有发生，一经查实，将按实际损失价值的2倍予以经济进行处罚；情节严重或损失较大时，将依法移交公安机关处理并对当事人追究经济损失赔偿。
附件一（油卡登记表）
油卡登记表
单位：永州华捷汽车销售有限公司 日期： 年 月
附件二（私车公用出车登记表）
私车公用出车登记表
单位：永州华捷汽车销售有限公司 日期： 年 月
附件三（商品车加油登记表）
商品车加油登记表
单位：永州华捷汽车销售有限公司 日期： 年 月公务用车油卡消费自查报告
公务用车油卡消费自查报告
石化股份川零函„
20_
‟
51
号
各分公司：
根据总部《关于开展加油卡专项检查的通知》
（石化股份销零便„20_‟243号）要求，省公司零售中心、信息处、财务处组成3个检查组，按照《销售企业加油卡专项检查明细表》及《四川公司加油卡专项检查底稿》，于7月20日至7月26日，对10个地市公司34座加油卡联网加油站、发卡网点，重点在资金发票、异常卡消费、代保管卡、副卡办理等方面进行了加油卡专项检查。现将检查情况通报如下：
（一）总体情况
从检查情况看，各公司加油卡业务运营情况总体比较正常，在抽查中未发现盗用客户信息、使用用户卡代替员工卡加油套取积分等严重违规行为。各地市公司初步建立了异常卡监控体系，部分异常卡客户出具了需单日多次加油的声明。大部分发卡点均能按时日结，资金按时足额上缴银行，额度账户退款流程规范。
-1-公务用车油卡消费自查报告
各加油站代保管卡业务能按照公司相关要求开展，与客户签订代保管协议并按月函证。
部分单位在资金发票、异常卡监控、基础管理等方面仍存较多问题，须立即整改。
（二）存在主要问题
1.部分网点资金监管、充值业务、发票开具不规范，持卡人、资金到账证明和发票三单不匹配，存在虚开、多开等违规行为。 a.在无客户授权委托情况下，网点将客户转账款向第三方单位或个人加油卡充值，并以“个人”或其他单位名称开票，致使持卡人名称、客户转账证明和发票抬头不一致，存在较大经营风险。如成都盛峰发卡点、南充金梅发卡点等。
b.普通发票开票金额与客户充值金额不符，存在虚开、多开等违规行为，如乐山乐天发卡点等。
c.转账支票在卡管系统内错按“现金充值”方式操作，易导致账务混乱。如成都十陵发卡点等。此外，巴中公司加油卡上线半年多来，但还从未使用过“支票收取”和“票证兑换”方式进行充值。发卡员业务素质亟待提高。
d.在EP系统将“IC卡充值款”错录为“现金销售”，甚至少录不录“IC卡充值款”，网点及地市公司未及时审核纠正，资金监管存在薄弱环节。如南充金梅发卡点、乐山乐天发卡点等。
e.存在经电话确认到账，先充值后在查询平台中确认支票到账的情况，存在一定风险。如达州丁家坡发卡点、绵阳光大发卡点等。此外，西昌公司还未在查询平台中使用支票到账确认功能。
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2.部分公司及网点未使用加油卡查询系统设定条件对异常卡进行筛查，异常卡排查不到位。
a.部分加油站异常客户未出具单卡单日多次加油声明，或单位客户未在声明中加盖公章，异常卡跟踪排查不到位。如绵阳山江发卡点、攀枝花迤沙拉发卡点。
b.南充玉龙加油站客户“交警大队”（卡号：231605）于7月8日在该站异常消费14笔，金额2517.23元，经查为加油站用客户用户卡代替员工卡加油套取现金。经现场初步核查，原因为客户前期因油款未及时到帐，加油卡无余额无法刷卡加油，由油站垫付现金为客户车辆加油，油款到账充值后，为归还垫付的现金，发生此次套现违规行为。
c.部分油站监控设备长期损坏或人为关闭、人为调整摄像头，导致关键部位无监控图像，使异常卡加油情况无法现场核实。如乐山乐天加油站、成都东升加油站。
d.个别地市公司完全依靠省公司异常卡监控，未自行建立异常卡监控制度及体系。
3.部分网点加油卡基础管理薄弱，对开户、办理副卡等业务审核不严，未留存相关原始资料及票据。 a.存在开户信息登记、录入不完整、客户开户资料留存不齐、办理增办副卡、挂失、坏卡补卡等业务无相关手续的情况，如德阳鑫星发卡点、西昌太和发卡点、巴中文星发卡点等。
b.存在资料装订不规范或未装订的情况，如成都龙泉发卡点今年来未装订客户资料，
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4.部分加油站代保管卡业务操作不规范，未实行合同化管理并定期函证卡内余额及积分，存在较大经营风险。如成都龙潭加油站、乐山利嘉加油站等。 5.部分网点存在维修验泵卡混用、账实不符的现象。如德阳东郊加油站20_年12月28日使用维修卡进行循环排空气作业共计2423.03升，但管控记录合计106.27升，与回罐记录单不符，加油站无对应设备维修记录。
6.存在未在管控系统内，对员工卡初始密码进行修改的情况，如成都明星加油站。
7.存在发卡点账号多人共用现象，未设臵屏保3分钟等待时间，如成都龙泉发卡点等。
8.部分网点坏卡未及时上交公司零管部，如攀枝花米易发卡点、德阳凯西发卡点等。
（三）工作要求：
1.请各单位按照整改通知书（见附件），对存在的问题进行认真整改，举一反三，结合日常工作，对本次未检查的站点进行认真检查，规范流程，切实防范经营风险。
2.规范发卡网点发票及资金管理，严格落实网点日清日结，定期对网点发票开具、资金上交情况进行检查，要求在充值三联单上填写普通发票号码备查，加强虚开、乱开、违规开具发票的查处力度。
3.规范加油站代保管卡业务，严格核实客户身份，每月定期函证，严厉查处代保管卡套现的行为。
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4.强化网点培训、规范加油卡业务流程。省公司拟在本月分片区组织加油卡业务培训，针对网点操作、业务管理，帐表册填写进行培训，进一步规范加油卡业务流程。
5.强化加油卡日常运营管理和异常消费监督，严格执行“三张异常消费监控表”。针对单卡单日多次加油的客户，要求客户配合出具其需要单卡单日多次加油的申明，并做好函证对账及客户维护工作，及时发现、及时解决违规问题。
请各单位将整改落实情况于8月20日前，书面上报省公司零售中心，联系人：边境，茅爱武，联系电话：（028）86203022-8714
特此通知。
附件：督导整改通知单
二〇一一年八月八日
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车牌号：
本月初公里数：公务用车油卡消费自查报告
加油卡号： 本车理论每100升油耗量××升
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公务用车油卡消费自查报告
工作车及油卡检查记录
公务用车油卡消费自查报告
公务用车油卡消费自查报告
加油卡统计分析表（20_年03月份）
主卡卡号：
用卡时间：20_.03.01-20_.03.31
公司车辆加油明细表
油卡1：
公务用车油卡消费自查报告
公务车油卡使用登记表
